Hoe werkt het sjabloon TotaalGeneraal.xls ?

Het sjabloon TotaalGeneraal.xls (Excel 2003) is een voorbeeld voor het inlezen van een op te geven bereik van verschillende werkmappen (in dit geval decentraal ingevulde individuele verlofkaarten per week) op een op te geven werkblad. De verschillende verlofkaarten hebben een bepaalde vooraf afgesproken naamgeving en worden in een daarvoor bestemde map geplaatst. Hieronder staat in verschillende stappen weergegeven die voor een juiste werking van het sjabloon nodig zijn.

Stap 1. Download het gratis sjabloon TotaalGeneraal.zip
Download het zip-bestand TotaalGeneraal.zip en sla deze op de locale schijf op

Stap 2. Uitpakken TotaalGeneraal.zip-bestand
Pak het zip-bestand uit en zet het sjabloon TotaalGeneraal.xls in de hoofdmap en de voorbeeld verlofkaarten in een submap. In het voorbeeld maken we een map aan in de root van C:, namelijk C:\TemplateBuilding. Hierin plaatsen we het sjabloon TotaalGeneraal.xls. De map waarin we de individuele verlofkaarten plaatsen die informatie bevatten over het opgenomen verlof per week voor een bepaalde persoon, heet C:\TemplateBuilding\Verlofkaarten. Deze moet ook handmatig worden aangemaakt. De bestandsnaam van een individuele verlofkaart heeft het formaat Verlofkaart_med_<n>.xls. Bij het inlezen worden ook alleen werkmappen die voldoen aan deze naamgevingsconventie verwerkt.

Stap 3. Instellen benodigde waarden.
We openen het sjabloon TotaalGeneraal.xls. In dit sjabloon moeten we voor een goede werking van het sjabloon een aantal waarden instellen.

1. Mapnaam waarin de verlofkaarten zich bevinden.
2. Opgeven van de naam van het werkblad (in dit geval corresponderend met het weeknummer) waar zich de in te lezen gegevens zich bevinden.
3. Bereik. Dit bereik moet voor een goede werking van het sjabloon TotaalGeneraal.xls niet worden aangepast. Het is meer om aan te geven welke cellen in het totaalblad worden getotaliseerd.

Ad 3.1 Het opgeven van de mapnaam waarin de verlofkaarten zich bevinden.
Hiervoor kan op de knop worden gedrukt. Er wordt een dialoogvenster getoond van waaruit de betreffende mapnaam kan worden geselecteerd. Zie onderstaande afbeelding

Er dient een bestaande map te worden gekozen waarin de verlofkaarten zich bevinden. In ons voorbeeld is dit de map C:\TemplateBuilding\Verlofkaarten.

Ad 3.2 Opgeven naam werkblad (weeknummer)
De verlofkaarten die als voorbeeld zijn bijgevoegd zijn zo ingedeeld dat er per weeknummer een werkblad is aangemaakt waarin op één regel het verlof in uren voor die week zijn geregistreerd. Het is nodig om in de betreffende cel in het totaalblad van het sjabloon TotaalGeneraal.xls aan te geven voor welke week de verlofuren van de medewerkers moeten worden getotaliseerd. Komt voor een medewerker het betreffende werkblad niet voor, dan wordt bij het ophalen van informatie een dialoogscherm getoond waarin een alternatief werkblad moet worden aangewezen.

Ad 3.3 Opgeven bereik
Deze cel geeft het bereik aan (individuele cellen) die vanuit de verlofkaarten van de opgegeven werkbladen zal worden ingelezen. Deze cel kan variabel worden gekozen, maar dient voor een goede werking van het voorbeeld ongewijzigd te blijven.

Stap 4. Ophalen informatie
De uitgangssituatie voor verwerking is als volgt. Zie onderstaande afbeelding.

De eerste regel in de matrix geeft aan voor welke week de uren worden getotaliseerd. Dit weeknummer wordt overgenomen uit de instellingen. In de andere kolommen op de eerste regel staan formules waarin het totaal aan uren per dag voor onderliggende in te lezen detailtregels wordt berekend. Deze staan in de uitgangssituatie op "0'.

Als alle instellingen op een goede manier zijn ingevoerd, kunnen de gegevens uit de verschillende verlofkaarten worden opgehaald. Dit wordt gedaan door te drukken op de knop:

De verwerking wordt gestart. In de opgegeven map worden alle excel-werkmappen waarvan de naam het formaat Verlofkaart_med_<n>.xls heeft doorlopen. Het opgegeven bereik op het opgegeven werkblad wordt gekopieerd (gekoppeld) naar het totaalblad. De voortgang wordt getoond met behulp van een voortgangsbalk zoals in onderstaande afbeelding staat weergegeven.

Na de verwerking van de laatste verlofkaart in de opgegeven map wordt een melding getoond zoals in onderstaande afbeelding is weergegeven

Het uiteindelijke resultaat van een correcte verwerking staat in hieronde weergegeven.

N..B. De hierbij gebruikte werkwijze is het leggen van een "externe verwijzing" naar de betreffende cellen vanuit het totaalblad naar de indiviuele verlofkaarten. Hierdoor ontstaan koppelingen naar andere werkbladen die na de verwerking van de laatste verlofkaart allemaal worden verwijderd. Door het verbreken van de koppelingen naar de verlofkaarten wordt de verwijzing (formule koppeling) omgezet naar een waarde.

Het sjabloon is bedoeld om aan te geven wat een nieuwe toepassing voor Excel zou kunnen zijn. Het sjabloon wordt gratis ter beschikking gesteld en kan naar eigen inzicht en voor eigen toepassing worden aangepast. Mocht hierbij hulp noodzakelijk zijn, dan kan met ons contact worden opgenomen.

Probeer het eens uit en reageer op ons gastenboek of forum. Laat eens iets van je horen.

Naar boven . . .