Urenverantwoording.xls

Het doel van het sjabloon is om de gebruiker te ondersteunen bij het op overzichtelijke wijze vastleggen en bijhouden van de bestede uren per dag in een bepaalde week aan een bepaalde activiteit naar aanleiding van een bepaald project voor een bepaalde opdrachtgever. Hierbij is het mogelijk om een week aan te maken om vervolgens binnen deze week urenregels toe te voegen ondersteund door van te voren aangegeven stamgegevens. Per regel kunnen de bestede uren worden ingevoerd.

De werking:
Het sjabloon bestaat uit een tweetal werkbladen nl.

1. Werkblad Instelling
2. Werkblad Urenverantwoording
   

Hieronder zal worden ingegaan op de werkwijze van het sjabloon. Als laatste paragraaf zullen nog wat handige gebruikstips aan de hand worden gedaan.

ad 1. Werkblad Instelling.

In het werkblad Instelling kunnen de basisgegevens worden ingevuld die dienen ter ondersteuning bij het invoeren van de uiteindelijke urenregels. De basisgegevens bestaan in:

1. Jaartal:
   In deze cel kan het huidige jaar of boekjaar worden ingevoerd. Dit gegeven kan naar eigen inzicht worden gebruikt.
   
   
   
   
2. Projectenlijst
   Deze lijst kan gevuld worden met de projecten waarop de medewerker is ingezet. Deze projectlijst kan men laten corresponderen met de projectcodes van het urenverantwoordingssysteem (financieel) binnen eigen organisatie. Op deze manier is het mogelijk om de relatie tussen eigen detailactiviteiten en globale projectactiviteiten (project- of contractcodes) aan te geven.
   
   
   
   
3. Opdrachtgeverlijst
   Deze lijst wordt gevuld met de namen van de opdrachtgevers waarvoor de projecten worden uitgevoerd. Indien in een later gewenst kunnen de uren per opdrachtgever worden getoond. Het kenmerk Opdrachtgever kan indien gewenst naar believen worden gewijzigd naar een eigen ander kenmerk.
   
   
   
   
4. Activiteitenlijst
   Deze lijst bevat een opsomming van alle activiteiten die in het kader van een project worden uitgevoerd. Over het algemeen zal een medewerker slechts een beperkt aantal soorten van werkzaamheden uitvoeren. Deze soorten werkzaamheden kunnen worden opgenomen in de Activiteitenlijst.
   
   
   
   
5. SubActiviteitenlijst
   Deze lijst bevat een opsomming van alle subactiviteiten die in het kader van een project/activiteit worden uitgevoerd. Bij elke subactiviteit (unieke omschrijving van een activiteit) kunnen uren kunnen worden toegekend. Deze uren worden als basis genomen voor de berekening van de (nog) voor die activiteit te besteden uren. Hiervoor wordt de waarde die op werkblad Urenverantwoording in de kolom Omschrijving wordt ingevuld vergeleken met de subactiviteit in werkblad Instelling. Op basis hiervan worden de voor betreffende subactiviteit nog te besteden uren berekend. Op deze manier kan tijdig inzichtelijk worden gemaakt of er sprake zal zijn van budgetoverschrijding.
   
   
   

ad 2. Werkblad Urenverantwoording
In het werkblad Urenverantwoording kunnen de bestede uren per weekdag per activiteit worden geregistreerd en bijgehouden. Bij de invoer van deze gegevens wordt gebruik gemaakt van de in werkblad Instellingen ingegeven waarden. In het werkblad Urenverantwoording kunnen ook een aantal functionele onderdelen worden herkend. Deze onderdelen zijn:

1. Informatieblok
2. Menu
3. Weekblok
4. Urenregel

Deze verschillende onderdelen worden hieronder beproken, inclusief te bij de invoer te gebruiken functionalteit.

Ad 2.1 Informatieblok
Dit onderdeel bevat een aantal waarden met betrekking tot de huidige datum, huidige week en jaartal. Het informatieblok is puur informatief en dient niet te worden gewijzigd. Hieronder staat een voorbeeld van het informatieblok weergegeven.

Ad 2.2 Menu
Naar aanleiding van eigen gebruik is een aantal functies ten behoeve van de urenverantwoording "op maat gemaakt". Het betreft hier de functies:

Toevoegen urenregel
Verwijderen urenregel
Toevoegen week

De verschillende functies zullen hieronder afzonderlijk worden behandeld.

Functie "Toevoegen week":
In het sjabloon is reeds een week vooringevuld. Als initiele week kan hiervoor het weeknummer handmatig worden gewijzigd. De week dient niet te worden verwijderd omdat deze als basis dient bij het toevoegen van andere weken. Indien gekozen wordt voor het toevoegen van een week, wordt een weekonderdeel onderaan het werkblad Urenverantwoording toegevoegd met als weeknummer de huidige week. De opmaak van de week is vooraf gedefinieerd. Hieronder een voorbeeld van een weekonderdeel. Van de week wordt slechts het weeknummer ingevuld.

Naast de kolom Omschrijving wordt een berekening gemaakt van de nog te besteden uren voor de in de kolom Omschrijving opgegeven subactiviteit. Op dit aantal uren worden de uren die in de week zijn ingevoerd in mindering gebracht. Zie in onderstaande afbeelding de wijze waarop de berekening in het werkblad Urenverantwoording worden getoond.

In het weekonderdeel wordt eveneens gebruik gemaakt van de overzichtsfunctionaliteit in Excel (Groeperen). Dit heeft als voordeel dat nadat een week voorbij is de detailgegevens kunnen worden "dichtgeklapt" en alleen de totaalregels zichtbaar zijn. Dit maakt het werkblad overzichtelijker. Een voorbeeld van een "opengeklapte" week is:

Na het "dichtklappen" van de week ziet het weekonderdeel er als volgt uit:

Functie "Toevoegen urenregel ":

Via het menu kan worden gekozen voor het toevoegen van een urenregel in een week. De voorwaarde hiervoor is dat een cel in een bepaald weekonderdeel moet worden geselecteerd (lichtblauw). De nieuwe urenregel wordt onderaan de lijst met urenregels toegevoegd. De regel kan vervolgens verder worden ingevuld.

Is niet de juiste cel geselecteerd, dan zal na de keuze voor het toevoegen van een urenregel een melding worden gegenereerd die er als volgt uitziet:

Er zal vervolgens geen actie worden uitgevoerd. De urenregel wordt niet toegevoegd.

Als de lege urenregel is gegenereerd kunnen de gegevens in de urenregel worden ingevoerd. Hierbij wordt de gebruiker ondersteund vanuit de in het werkblad Instellingen ingevoerde lijsten. De ingevoerde waarde moet in de opgenomen lijsten voorkomen. Bij het samenstellen is gebruik gemaakt van een dynamisch bereik, waardoor in de lijsten geen lege waarden voorkomen. Hieronder staat kort aangegeven hoe met behulp van de lijsten waarden in de kolommen kunnen worden opgenomen. Voor validatie op de correcte waarde wordt gebruik gemaakt van de standaard validatie functionaliteit binnen Excel.

In het omschrijvingenveld van de urenregel kan vrije tekst worden opgenomen. Hierin kan uniek identificerende informatie of aanvullende informatie met betrekking tot an de uitgevoerde activiteit worden ingegeven.
Naast de omschrijving dient vanzelfsprekend ook het aantal bestede uren te worden ingevoerd. Hiervoor is een afzonderlijk gedeelte in de urenregel gereserveerd. Hieronder staat hiervan een afbeelding.

Functie "Verwijderen urenregel ":

Een ingevoerde urenregel uit een weekonderdeel worden verwijderd. Hiervoor moet de betreffende functie uit het menu worden gekozen. Voor deze keuze moet een cel in de te verwijderen rij worden geselecteerd. Een week moet minimaal één urenregel bevatten. Indien men de laatste urenregel uit een weekonderdeel wil verwijderen of indien met niet een cel in urenregel in een weekonderdeel heeft geselecteerd, dan wordt onderstaande foutmelding gegeven en de urenregel wordt niet verwijderd.

Het sjabloon bevat het basisidee en de basisfunctionaliteit voor het in detail verantwoorden en registreren van uren. De functionaliteit kan naar eigen inzicht worden uitgebreid. Ook kan naar aanleiding van het sjabloon verder worden gediscussieerd op het forum. Op deze manier verbeteren we de kwaliteit van onze producten.

Handige gebruikerstips.

1. Het is mogelijk op de kolommen binnen de week te filteren. Ga hiervoor op de eerste regel in de weekkop staan en kies voor Data -> Filter -> Autofilter. Het is nu mogelijk binnen de week op iedere kolom te filteren.
2. In het sjabloon is bewust (nog) geen functionaliteit opgenomen voor het verwijderen van een volledige week. Dit zou - indien gewenst - in de toekomst nog te realiseren functionaliteit kunnen zijn. Het verwijderen van een week kan op dit moment met behulp van de standaard in Excel aanwezige verwijder (rij) functionaliteit.
3. Wees niet te bang om handmatig, buiten de geleverde functionaliteit om, cellen, celbereiken of het volledige sjabloon naar eigen inzicht aan te passen. Indien men bepaalde functionaliteit mist, geeft dit dan aan ons door.
4. Bepaalde niet in het sjabloon opgenomen functionaliteit kan in een later stadium indien gewenst worden gerealiseerd (probeer het zelf en neem het sjabloon als basis). Alles is op dit moment met de standaard Excel functionaliteit af te handelen. Het is echter mogelijk naar aanleiding van gebruikerswensen eventueel veelgebruikte functionaliteit te automatiseren en via het menu toegankelijk te maken. Hierbij kunnen we denken aan het verwijderen van een weekblok, het wijzigen van een weeknummer of het filteren op projectcode binnen een week, zodat snel een overzicht kan worden verkregen van bestede uren op een bepaald project in een bepaalde week.

Naar boven . . .