Excel, verplichte invoer (gekoppelde afbeelding)

Tip
Het is mogelijk een Excel-werkblad als formulier gebruiken waarin een aantal verplichte gegevens moeten worden ingevoerd. Op de verschillende verplicht in te vullen cellen kunnen validaties worden gedefinieerd. Los hiervan is het mogelijk het "verplicht zijn" van in te voeren gegevens te visualiseren met "gekoppelde afbeeldingen", waarbij de kleur van de afbeelding (shape) veranderd als een waarde in de cel wordt ingevoerd. Hoe ? Op deze pagina is een excel-werkmap toegevoegd waarin het in deze pagina beschreven voorbeeld is uitgewerkt.

Klik hier om het voorbeeld te downloaden.

Stap 1. Maak een formulier of een werkblad waarin informatie moet worden ingevoerd.
De gebruiker zal verplicht worden gesteld om bepaalde cellen verplicht van een waarde te voorzien. Dit kan door middel van een validatie. Zet het werkblad of formulier in Excel op. In onderstaande afbeelding en de als bijlage bijgevoegde werkmap is een klein voorbeeld uitgewerkt voor naam-, adres- en woonplaatsgegevens.

Stap 2. Definieer voor een willekeurige cel een standaard kleur en een voorwaardelijke kleur.
Voorzie een cel (naast het formulier, eventueel buiten het gezichtsveld van de gebruiker) van een voorwaardelijke opmaak die wijzigt als het invoerveld wordt gevuld. Selecteer de cel (niet de invoercel) en pas de voorwaardelijke opmaak toe. Zie voor de werkwijze onderstaande afbeeldingen.

In het voorbeeld is gekozen voor het tonen van een rode achtergrond indien de invoercel (G15) niet is ingevoerd en het tonen van een groene achtergrond indien de invoercel (G15) wel een waarde bevat. Voor het tonen van een rode achtergrond is het niet nodig de voorwaardelijke opmaak te gebruiken. Hiervoor kan 'standaard' een kleur (hier is voor rood gekozen) worden gegeven, zie hiervoor de onderstaande afbeelding..

Voor het tonen van een groene achtergrond als de cel G15 wel is gevuld moeten we wel gebruikmaken van de voorwaardelijke opmaak binnen Excel. We selecteren voor Voorwaarde 1 de formule =NIET(ISLEEG(G15)) en we geven de te tonen opmaak (achtergrondkleur van de cel) aan die wordt gebruikt indien de opgegeven voorwaarde WAAR wordt.

Stap 3. Maak een gekoppelde afbeelding
De 3e stap bestaat uit het maken van een gekoppelde afbeelding op basis van de cel waarin we de voorwaardelijke opmaak hebben gedefinieerd en die rood is als de cel G15 leeg is en groen in geval van een gevulde G15. Om dit voor elkaar te krijgen gaan we op de betreffende cel staan en kopiëren en plakken deze (<ctrl c>).

N.B. Voor het plakken van een gekoppelde afbeelding moet een speciale handeling worden verricht. Na het kopiëren met het menu Bewerken worden gekozen met de <SHIFT> toets ingedrukt. Hierdoor worden de in onderstaande afbeelding weergegeven menu-opties zichtbaar. Selecteer voor het Koppeling afbeelding plakken.




Stap 4. Bewerk de afbeelding
We zien nu dat de cel in principe dubbel wordt weergegeven, één keer als regulier Excel-cel en één keer als afbeelding (zie afbeelding hieronder). Het voordeel van de afbeelding is echter, dat we deze naar believen kunnen schalen en kantelen. Dat gaan we dan ook doen.



Voor het bewerken van de eigenschappen van de gekoppelde afbeelding klikken we hiero met de rechtermuisknop. Het volgende popup menu wordt getoond. Hierin moet worden gekozen voor de optie Afbeelding opmaken . . .



Als afbeeldingsformaat heb ik gekozen voor een klein 'wiebertje' die in de rechterbovenhoek van de verplichte invoercel kan worden geplaatst. In onderstaande afbeelding staan de ingevulde instellingen weergegeven.

Stap 5 Positioneer de afbeelding en bekijk het eindresultaat
Sleep het 'wiebertje' (de gekoppelde afbeelding) naar de rechterbovenhoek van de verplichte invoercel G15. Het resultaat is weergegeven in onderstaande afbeelding.



Test het geheel uit door een waarde in te vullen in de verplichte invoercel G15. Als alle stappen goed zijn uitgevoerd, is het resultaat gelijk aan onderstaande afbeelding en is het 'wiebertje' groen geworden waarbij is gevisualiseerd dat de ingevoerde waarde voor de betreffende cel is geaccepteerd.

Stap 6. Blijf dingen uitproberen
Denk naar aanleiding van bovenstaande voorbeelden eens na over eigen toepassingen. Heb je nog ideeën, geef ze dan door en deel ze met anderen.