Excel, een eigen help

Tip
Excel biedt voldoende faciliteiten om toelichting te geven op een zelfgemaakt werkblad. Denk hierbij aan het opnemen van een toelichting in een cel of het opnemen van een opmerkingen of zelfs scherminfo in geval van een hyperlink. Toch kun je de helpfunctie waarin je je eigen toelichting geeft op een werkblad naar eigen inzicht vormgeven. Op deze pagina zal hierop worden ingegaan. Een voorbeeldsjabloon kan hier worden gedownload. Het sjabloon wordt op deze pagina besproken.

Het begin en draait allemaal om afbeeldingen en shapes. In het voorbeeld wordt er voor elke help.

1. één afbeelding (vraagteken)
2. één ballonshape
3. één kadershape gebruikt

Het resultaat ziet er als volgt uit:
Voor . . .

Na . . .

Om dit te bewerkstelligen is het nodig om de volgende stappen te doorlopen:

Stap 1. Maak afbeeldingen en/of shapes
Stap 2. Wijzig namen van de shapes
Stap 3. Verplaats de afbeelding en de shapes naar de juiste plaats.
Stap 4. Maak een module in VBA met daarin een macro
Stap 5. Wijs de macro toe aan de shapes.
Stap 6. Test de help (aan/uit)

ad 1. Maak afbeeldingen en/of shapes.
Naar eigen inzicht kunnen deze afbeeldingen worden gemaakt, gedownload of bewerkt. In ons voorbeeld is een standaard "vraagteken" gebruikt om bij een cel aan te geven dat hierbij help kan worden opgevraagd.

De hulp wordt getoond in een daarvoor gedefinieerd ballon-shape. In deze shape kan de helptekst worden ingevoerd. Het tonen van de tekst in de tekstballon wordt ondersteund door het tonen van een kader die de cellen aangeeft waarop de helpballon betrekking heeft. De samenwerking tussen de afbeelding en/of shapes geven de help vorm.

ad 2. Wijzig de namen van de shapes.
Voor het tonen en verbergen van de shapes wordt gebruik gemaakt van een macro. Deze macro vereist een bepaalde naamgeving van de shapes en van de afbeelding. Hieronder staat aangegeven hoe de naamgeving eruit ziet:

- Vraagteken = <Veldnaam> bijvoorbeeld "Veld1",
- Helpkader = "HelpGroep" & <Veldnaam> bijvoorbeeld "HelpGroepVeld1"
- Helpballon= "HelpBallion"& <Veldnaam> bijvoorbeeld "HelpBallonVeld1"

Denk bij de naamgeving aan het gebruik van hoofdletters en kleine letters. De namen van de shapes kunnen worden gewijzigd in het naamvak. Het naamvak bevindt zich voor het formulevak en bevat in eerste instantie de celverwijzing (bijv. A1).
Selecteer de shape waarvan de naam moet worden veranderd en wijzig de naam. Sluit af met <ENTER>

Ad 3. Verplaats de afbeelding en de shapes naar de juiste plaats.
Als de shapes zijn gemaakt en de gewenste vorm en eventueel inhoud hebben moeten ze op de juiste plaats worden gezet. De positie kan naar eigen inzicht en wens worden bepaald. De shapes kunnen naar hun plaats worden gesleept of er kan gewerkt worden met cursor toetsen voor de fijne bewegingen.

Ad 4. Maak een module in VBA met daarin een macro
Nu wordt het tijd een module aan te maken in VBA. Kies voor Extra -> Macro -> Visual Basic Editor.
Kies dan vervolgens voor Invoegen -> Module en kopieer de onderstaande code in de module

Sla de wijzigingen op.



Option Explicit
Sub Help()

Dim Veldnaam As String
 Veldnaam = Application.Caller

 'Als de helptekst zichtbaar is, maak deze dan onzichtbaar.
 'Als de helptekst onzichtbaar is, maak deze dan zichtbaar.

 'Als er niet op het vraagteken wordt geklikt, maar op de helpballon, extract dan
 'de naam van de shape vraagteken uit de naam. Dit voorkomt dat er voor het openen en
 'sluiten van de help meerdere macros moeten worden gemaakt en dat aan elke shape een
 'andere macro moet worden toegewezen.

 Veldnaam = Replace(Veldnaam, "HelpBallon", "")

 If ActiveSheet.Shapes("HelpGroep" & Veldnaam).Visible = msoFalse Then _
ActiveSheet.Cells(1, 1).Select

  ActiveSheet.Shapes("HelpGroep" & Veldnaam).Visible = msoTrue
  ActiveSheet.Shapes("HelpGroep" & Veldnaam).ZOrder msoBringToFront
  ActiveSheet.Shapes("HelpBallon" & Veldnaam).Visible = msoTrue
  ActiveSheet.Shapes("HelpBallon" & Veldnaam).ZOrder msoBringToFront
  ActiveSheet.Shapes(Veldnaam).ZOrder msoBringToFront
 Else
  ActiveSheet.Shapes("HelpGroep" & Veldnaam).Visible = msoFalse
  ActiveSheet.Shapes("HelpBallon" & Veldnaam).Visible = msoFalse
 End If

End Sub

Ad 5. Wijs de macro toe aan de shapes.
Nu gaan we weer terug naar het werkblad, klikken met de rechtermuisknop op de helpballon en kiezen voor Macro toewijzen. We laten de shape verwijzen naar de zojuist in de module gekopieerde procedure Help().

Hierna doen we hetzelfde voor de shape/afbeelding voor het vraagteken.

Ad 6. Test de help (aan/uit)
Tenslotte moet het geheel uiteindelijk worden getest. Probeer het bijgeleverde sjabloon eens uit en vul als oefening de help voor de laatste 2 velden aan.

Probeer het eens uit en kijk welke optie voor jou de beste oplossing is.
Laat eens iets van je horen op ons gastenboek of forum..