Excel, sorteer meer dan 3 kolommen

Tip
Excel biedt voldoende mogelijkheden tot het sorteren van gegevens in het werkblad. De functionaliteit hiervoor is (Excel 2003) te vinden onder de menukeuze Data -> Sorteren -> (Zie afbeelding hieronder)

Het blijkt dat geboden de standaardfunctionaliteit slechts ruimte biedt om te sorteren op een drietal kolommen. Wat als je nu op meer dan 3 kolommen wil sorteren ? Hieronder worden twee alterenatieve oplossingen beschreven.

1. Gebruik een hulpkolom
2. Sorteer in 2 stappen

ad 1. Gebruik een hulpkolom.
Maak een hulpkolom waarin de waarden van de te sorteren kolom met een vooraf vastgedefinieerde lengte en een scheidingsteken als één waarde aan elkaar knoopt. Vul eventueel de celwaarden aan met spaties om tot een vaste lengte te komen en converteer numierieke waarden eerst naar tekst. Zet de celwaarden in de string in de kolomvolgorde waarin je op wil sorteren.

Voorbeeld: Sorteren op kolom A, C, D, B.

Waarbij kolom A de leeftijd bevat (numerieke waarde).
Waarbij kolom B de achternaam bevat die maximaal 30 karakters lang kan zijn.
Waarbij kolom C de voornaam bevat die maximaal 30 karakters lang kan zijn.
Waarbij kolom D het adres bevat die maximaal 50 karakters lang kan zijn.

De formule die de hulpkolom E zou kunnen bevatten en waarop kan worden gesorteerd is:

= TEKST.SAMENVOEGEN(LINKS(TEKST(A1;0) & HERHALING(" "; 4); 4) &"|"; LINKS(B1 & HERHALING(" "; 30); 30) &"|";LINKS(C1 & HERHALING(" "; 30); 30) &"|";LINKS(D1 & HERHALING(" "; 50); 50))

Op deze kolom E kan worden gesorteerd.

ad 2. Sorteer in een tweetal stappen.
Indien het sorteren vrij weinig voorkomt en op ad hoc basis kan worden uitgevoerd is ook te overwegen om de sortering in een tweetal stappen uit te voeren. Hiervoor moet de sortering als het ware "achterstevoren" worden uitgevoerd.

Stap 1. Zet de laatst te sorteren kolommen als eerste in de goede volgorde. Dit kan met behulp van de binnen Excel geboden standaardfunctionaliteit.
Stap 2. Sorteer de gegevens nu op de eerst te sorteren kolommen.
Stap 3. Sortering gereed.

Probeer het eens uit en kijk welke optie voor jou de beste oplossing is.
Laat eens iets van je horen op ons gastenboek of forum..