AggregeerWerkbladen

Hoe werkt het sjabloon AggregeerWerkbladen?

Vaak worden Excel-werkmappen verspreid om gegevens vanuit de organisatie met behulp van in Excel gerealiseerde formulieren te verzamelen. Deze "losse" formulieren moeten centraal worden verzameld en dienen in tabelvorm (lijst) te worden gepresenteerd. Hierna kan op het totaal aan gegevens bewerkingen worden uitgevoerd. Het sjabloon AggregeerWerkblad biedt hiervoor een flexibele oplossing. Hoe ?

Het sjabloon bestaat uit een tweetal werkbladen:

1. Instellingen
2. AggregeerWerkbladen

Ad 1. Instellingen

Op dit werkblad kan worden opgegeven van welk werkblad, welke cel moet worden overgenomen in de te genereren lijst op werkblad AggregeerWerkbladen.
Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van een invulling op basis van werkmappen die van verschillende personen adresinformatie bevatten.

Hetzelfde principe kan natuurlijk worden toegepast voor bijvoorbeeld urenverantwoordingen of andere decentraal in te vullen excel formulieren.
De Veldnaam wordt gebruikt als kolomkop van de kolom in de uiteindelijke lijst. De inhoud van de kolom BronBlad geeft aan van welk werkblad gegevens vanuit het Excel-formulier moeten worden overgenomen in de geaggregeerde lijst. De inhoud van de kolom BronCel geeft aan welke cel op het betreffende werkblad moet worden overgenomen. Zie hieronder voor een ingevuld werkblad naar aanleiding van ons voorbeeld.

Ad 2. AggregeerWerkbladen

Als de initiele vulling in Instellingen is uitgevoerd, dienen nog enkele parameters in het werkblad AggregeerWerkbladen worden ingesteld. Het betreft hier de mapnaam (volledig pad) waarin en/of waaronder zich te te verwerken Excel-formulieren zich bevinden. Het lege werkblad ziet er initieel als volgt uit:

Bij het selecteren van een mapnaam wordt ondersteuning geboden door het standaard Excel dialoogscherm. Deze kan worden aangeroepen door op de knop naast de pijl te klikken (...). Het volgende dialoogscherm wordt getoond.

Na selectie wordt de mapnaam (volledig pad) overgenomen in het werkblad. Het is ook mogelijk, maar foutgevoelig en arbeidsintensief om het padnaam handmatig in te voeren.
Daarna kan gekozen worden of naar Excel-formulieren in onderliggende mappen zal worden gezocht. Hiervoor kan een keuzevak worden aangevinkt. Indien aangevinkt worden ook in onderliggende mappen de Excel-formulieren verwerkt, indien niet aangevinkt, worden alleen de Excel-formulieren in de aangegeven map in de lijst opgenomen.

Indien alle benodigde parameters voor de verwerking zijn ingevuld, kan de verwerking worden gestart. De
verwerking wordt gestart door te klikken op het knop Gegevens Ophalen. Hierna wordt de gewenste lijst aangemaakt.

Hieronder worden achtereenvolgens afbeeldingen getoond van de situatie voor de verwerking, tijdens de verwerking en na de verwerking:

Voor de verwerking.

Tijdens de verwerking.

wordt statusinformatie over de voortgang getoond:

Na de verwerking is het resultaat van de lijst te zien in het werkblad AggregeerWerkbladen.

Indien in de te verwerking mappen per abuis een Excel-werkmap voorkomt met een afwijkende namen van werkbladen (ingevoerd in werkblad Instellingen), dan wordt hier in de gegenereerde lijst op onderstaande manier melding van gegeven. Hierop kan dan actie worden ondernomen. De 'verkeerde' werkmap kan bijvoorbeeld naar een andere map worden verplaatst.

Heb je nog vragen, neem dan gerust contact met ons op.