CheckList |
Hoe werkt het sjabloon CheckList ?
Het sjabloon Checklist bestaat uit een tweetal werkbladen.
- Checklist basis
- Checklist
Stap 1. Vullen Checklist basis.
In het werkblad 'Checklist basis' wordt de 'basis' gelegd voor de relatie tussen de situatie (het scenario) enerzijds en de uit te voeren activiteiten anderzijds. De relatie wordt gelegd door de mogelijke waarden in de kolommen "situatie kenmerk n" aan te geven en op de corresponderende rij bij ieder criterium de kolommen met naar aanleiding van het ingevulde criterium uit te voeren activiteiten van een 'x' te voorzien.
Kortom in dit werkblad identificeer je de "situaties" die zich kunnen voordoen:
Bijvoorbeeld situatie "A", "B" of "C", of in "real life" bijvoorbeeld "Aanmelden lid", "Wijzigen Lid", "Verwijderen lid". Ieder "'event" triggered zijn eigen actie(s).
Niet alle situatie kenmerken hoeven te worden gebruikt.
Voorbeeld:
- Voor situatie "A" moeten de acties A, C, E en G te worden uitgevoerd.
- Voor situatie "B", variant "II" moeten de acties A, D, en E worden uitgevoerd.
- Voor situatie "B", varant "IV" moeten de acties G en H worden uitgevoerd.
- Voor situatie "C" moeten de acties B en F worden uitgevoerd.
Het werkblad 'Checklist basis' ziet er dan als volgt uit:
Het staat vrij om de waarden te kiezen die een bepaalde situatie kenmerken. Met deze waarden wordt een sleutel samengesteld op basis waarvan vanuit het werkblad "Checklist" de uit te voeren acties "erbij" worden gezocht. Neem voor iedere combinatie van criteria die kan voorkomen een regel op en relateer hieraan de uit te voeren activiteiten. Het werkblad 'checklist basis' wordt in principe eenmalig opgezet en kan vervolgens naar wens worden verborgen (Menu Opmaak-> Blad-> Verbergen).
Stap 2. Werken met de checklist.
Als de basis voor het gebruik van de checklist in het werkblad 'Checklist basis' is gelegd kan de 'Checklist' worden gebruikt. Het doel van de Checklist is om het overzicht te houden in de voortgang van de activiteiten die per onderwerp, per eenheid moeten worden uitgevoerd, reeds zijn uitgevoerd of nog moeten worden uitgevoerd.
Voorbeeld:
Een nieuw lid meldt zich aan (situatie "A"). Nadat deze waarde is ingevuld (juiste waarden worden afgedwongen via te wijzigen validatie). Worden uit het werkblad "Checklist Basis" de in deze situatie uit te voeren acties bepaald op het werkblad "Checklist" lichtblauw gekleurd. Lichtblauwe cellen zijn de cellen waarin datumwaarden kunnen worden ingevoerd waarop de acties zijn uitgevoerd of moeten worden uitgevoerd. Een actie kan:
1. zijn uitgevoerd (datumwaarde invoeren op of voor vandaag)
2. worden ingepland (datumwaarde in de toekomst als tekst invoeren (vb '10-mrt')
Indien een actie in de toekomst wordt ingepland en de betreffende datum is verstreken, wordt dit bovenaan het werkblad "Checklist" en in de detailregel weergegeven.
Ligt de datum in de toekomst of is ingevoerd als tekst, dan wordt deze met een afwijkende donkere kleur blauw weergegeven. Indien alle benodigde acties op een regel zijn uitgevoerd, dan wordt de regel ook in een afwijkende kleur blauw weergegeven. Zo wordt een duidelijk beeld verkregen van afgehandelde, af te handelen en achterstallige uit te voeren activiteiten.
Het excel sjabloon kan naar eigen inzicht worden aangepast, let bij het verwijderen wel op verborgen kolommen.
Heb je nog vragen, neem dan gerust contact met ons op.
